Dokumentų legalizavimas – tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas.
Dokumentų legalizavimas atliekamas Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijoje ir diplomatinėse atstovybėse ar konsulinėse įstaigose.
Jeigu dokumentai bus pateikiami užsienio valstybėje, neprisijungusioje prie 1961 m. Hagos konvencijos, jie turi būti legalizuoti. Dokumentų legalizavimas reiškia dvigubą dokumento patvirtinimą – dokumentą išdavusioje šalyje ir šalyje, kurioje dokumentas bus pateiktas.
Pirmiausia dokumentas turi būti legalizuotas Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijoje arba diplomatinėje atstovybėje ar konsulinėje įstaigoje. Po to jį turi legalizuoti šalies, kurioje jis bus pateikiamas, užsienio reikalų ministerija arba tos šalies diplomatinė atstovybė.
Dokumentų tvirtinimas apostile (Apostille) – tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas specialia pažyma, numatyta 1961 m. spalio 5 d. Hagos konvencijoje dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo.
Dokumentų tvirtinimas apostile atliekamas notarų biuruose.
Dokumento legalizavimo ar patvirtinimo apostile reikia tam, kad vienoje valstybėje išduoti oficialūs dokumentai galiotų kitoje valstybėje.
Daug Europos ir pasaulio valstybių yra prisijungusios prie Hagos konvencijos, todėl šiose šalyse lietuviški dokumentai, patvirtinti apostile, šiose šalyse galios ir bus priimami oficialiose šalies institucijose ir įstaigose be jokio papildomo legalizavimo.
Šių valstybių sąrašas.
Šiose valstybėse išduoti dokumentai taip pat būna tvirtinami apostile, kurios forma kiekvienoje šalyje skiriasi. Su kai kurių šalių apostilėmis galite susipažinti mūsų galerijoje.
Gali būti legalizuojami ir tvirtinami apostile šie oficialūs dokumentai :
- išduoti valstybės ir savivaldybės institucijų ar pareigūnų,
taip pat išduoti prokuroro, teismo pareigūno arba teismo sprendimus
vykdančio asmens; - administraciniai dokumentai;
- notariniai aktai;
- fizinių asmenų pasirašytų dokumentų oficialūs patvirtinimai;
- notariniai oficialių dokumentų nuorašai.
Dokumentai turi būti tvarkingi, įskaitomi. Jeigu dokumentą sudaro keli lapai, jie turi būti susiūti arba turi būti pareigūno parašas
kiekviename lape.
Kiekvienas dokumentas tvirtinamas atskirai (pvz. diplomas ir jo priedas yra 2 dokumentai).
Dokumentai, išduoti iki 1990 m. kovo 11 d., turintys Lietuvos Tarybų Socialistinės Republikos (LTSR) atributiką, negali būti nei legalizuojami, nei tvirtinami apostile. Jie turi būti pakeisti naujais dokumentais.
Pavyzdžiui, jei jūsų gimimo liudijimas išduotas 1988 m., jo tvirtinti apostile negalima, reikėtų Civilinės metrikacijos biure gauti naują gimimo liudijimą ir tada uždėti apostilę.
Negali būti legalizuojami ar tvirtinami apostile bažnyčių, religinių organizacijų išduoti dokumentai, pavyzdžiui, krikšto ar santuokos sakramento pažymėjimai. Juos tvirtinti gali tik šių organizacijų įgaliotieji asmenys, pavyzdžiui Romos katalikų bažnyčios pažymėjimus pateikimui užsienyje patvirtina Romos popiežiaus diplomatinis atstovas valstybėse su kuriomis Šventasis sostas palaiko diplomatinius santykius – Apaštališkasis nuncijus Lietuvoje. Šį patvirtinimą taip pat galime gauti.